Quittungen aus E-Mail, App und Papier kosten Zeit – besonders vor Monatsende. spesenpilot macht Auslagen transparent und prüfbar: mobile Erfassung, klare Freigaben, MWST-taugliche Belegdetails und Export in Ihre Buchhaltung. Ob SBB-Tickets, Hotelrechnungen an der Limmat oder TWINT-Belege – alles landet geordnet im richtigen Dossier.
Jetzt startenWir kombinieren einfache Erfassung mit sauberer Dokumentation. So sieht Ihr Team jederzeit, welche Spesen bewilligt, zurückerstattet oder zur Abrechnung bereit sind – ohne Nachfragen und ohne E-Mail-Schlaufen.
Belege werden automatisch gelesen: Datum, Betrag, MWST-Satz, Lieferant. QR-Rechnungen nach ISO 20022 und eBill-Anhänge werden korrekt zugeordnet. Die App begradigt Fotos, erkennt Duplikate und stellt Lesbarkeit sicher – auch bei Kassenzetteln.
Rollen für Einreichen, Prüfen, Freigeben. Individuelle Regeln für Tagespauschalen, Kilometersätze, Nächtigungen, Nacht-/Sonntagszulagen. Eskalationspfade stellen sicher, dass zeitkritische Auslagen nicht liegenbleiben.
Wir richten Reglemente anhand der Muster der Schweizerischen Steuerkonferenz aus. Pflichtangaben für MWST-Abzug werden geprüft, nicht konforme Belege markiert. Ein Bericht pro Periode zeigt, welche Summen in die Deklaration einfliessen.
Exports nach Abacus, bexio, Sage, KLARA oder Banana – inklusive Konto- und Kostenstellenvorschlägen. Bankabgleiche (camt.053/054) lassen sich als Nachweis referenzieren, damit die Kette von Zahlung bis Beleg stimmt.
SBB-Quittungen, GA/Halbtax, Hotelbelege und Verpflegungspauschalen werden konsistent behandelt. Ein Kalenderview zeigt Reisetage, Spesenarten und Währungen – nachvollziehbar für Mitarbeitende, HR und Finanzen.
Ablage gemäss OR und GeBüV: versioniert, protokolliert, mit Zugriffsrechten. Ein jährlicher Archivlauf erstellt ein abgeschlossenes Paket mit Index und Prüfsummenliste – hilfreich bei internen Audits und Rückfragen.
Bis 10 User, mobile Erfassung, Basisregeln für Pauschalen, Standardexporte, E-Mail-Support innerhalb von zwei Werktagen.
Bis 35 User, Vier-Augen-Freigaben, SSK-Check der Belege, Kostenstellenvorschläge, Dossier pro Periode, priorisierte Antworten.
Bis 80 User, individuelle Regeln & Felder, mehrsprachige Unterlagen, Bankabgleich-Referenzen, Quartalsreview, Onsite-Tag pro Halbjahr.